Communication événementielle: dans les coulisses de l’événement annuel de l’UIMM Lyon-France
La communication événementielle se concentre sur la planification, la promotion et la gestion de différents types d’événements (conférences, séminaires, salons, lancements de produits, etc.). Elle comprend des stratégies et techniques pour communiquer avec le public et assurer le succès de l’événement.
L’UIMM Lyon-France a fait appel à Arxama pour organiser un événement mémorable et inspirant. De la création d’un univers graphique unique à la préparation des prises de paroles, en passant par la conception de supports de communication, aucun détail n’a été négligé pour offrir une expérience inoubliable à tous les participants.
Pilier essentiel de notre société, l’industrie change peu à peu d’image et devient progressivement une source d’inspiration pour les jeunes générations. L’UIMM Lyon-France s’engage pleinement dans cette démarche en organisant chaque année un événement visant à promouvoir les métiers de l’industrie auprès de la jeunesse.
Avec pour thème inspirant « Ensemble, célébrons nos lignes d’avant », cette soirée exceptionnelle a mis en lumière les industriels qui favorisent le dialogue entre l’UIMM Lyon-France et les jeunes.
Tout au long de cet article, nous vous dévoilerons les différents aspects de la préparation de cet événement annuel exceptionnel !
Ce que vous trouverez dans cet article :
Le thème de la soirée : jeunesse & rugby
Accélérateur de la transformation de l’industrie, acteur clé de la promotion de ses métiers, l’UIMM Lyon-France a choisi le thème du rugby pour porter haut les valeurs de l’industrie de demain.
Le rugby est un sport collectif qui met l’accent sur l’esprit d’équipe, la solidarité, la performance individuelle et collective, ainsi que la persévérance. Ces valeurs font écho à celles que l’UIMM souhaite promouvoir dans le secteur industriel, où le travail d’équipe, l’engagement, et la recherche de l’excellence sont essentiels.
Une analogie qui s’inscrit parfaitement dans le calendrier de la discipline puisque la France accueillera la Coupe du monde de rugby 2023 en septembre prochain. La communication événementielle a joué un rôle essentiel dans la mise en valeur de cette connexion entre le rugby et l’industrie, en créant une atmosphère dynamique et en suscitant l’intérêt des participants.
Mardi 4 juillet, environ 600 personnes se sont rassemblées au Matmut Stadium, célèbre stade du LOU Rugby, pour célébrer l’industrie.
Un événement annuel présenté par une personnalité qui n’a pas été choisie au hasard. François Trillo, ancien joueur, aujourd’hui journaliste sportif et futur commentateur des matchs de la compétition sur TF1, a su orchestrer la rencontre avec brio, captivant l’attention du public et délivrant des messages percutants qui ont marqué les esprits.
La préparation et la communication événementielle en 5 étapes
L’organisation de l’événement annuel de l’UIMM Lyon-France a été une aventure aussi passionnante que minutieuse. Toute l’équipe d’Arxama a œuvré avec dévouement pour faire passer une soirée mémorable à tous les participants.
1. Création de l’univers graphique de l’événement
L’un des premiers aspects abordés a été la création de l’univers graphique de l’événement. Notre pôle créa’ a développé une identité visuelle forte, déclinée sur les invitations, la signalétique et tous les supports de communication relatifs à l’événement. Cet univers bien défini a permis de créer une cohérence visuelle et de susciter l’enthousiasme des participants dès les premiers contacts !
Les motion designs conçus pour l’occasion ont permis d’apporter une dimension dynamique et captivante à l’événement, en illustrant de manière créative des concepts clés de l’industrie.
Ces motion designs ont été intégrés dans différentes parties de l’événement : interludes visuels entre les prises de parole, transitions entre les différentes sections du programme, ou encore éléments visuels lors des moments clés de l’événement. Ils ont apporté une touche moderne et créative à l’ensemble, captivant l’attention du public et renforçant l’impact des messages transmis.
2. Coordination des interventions et préparation des prises de parole
La coordination des différentes interventions a également été une étape cruciale. Nous avons travaillé en étroite collaboration avec les intervenants pour s’assurer que leurs prises de parole s’alignaient avec le thème de l’événement.
L’objectif central de l’UIMM Lyon-France est de promouvoir les métiers de l’industrie auprès de la jeunesse, mais aussi d’inviter ses adhérents à s’inscrire dans cette mission.
Dans la préparation des prises de paroles, nous avons donc veillé à ce que les échanges des intervenants mettent en lumière l’importance des métiers de l’industrie et les opportunités de carrière qu’ils offrent.
En parallèle, une attention particulière a été portée à la préparation des interventions du présentateur. Il était essentiel de trouver le bon équilibre entre dynamisme et clarté pour maintenir l’attention des participants tout au long de l’événement. Des scripts ont été élaborés, des briefings ont été réalisés et des révisions ont été effectuées pour s’assurer que François Trillo soit parfaitement préparé pour animer l’événement de manière professionnelle et engageante.
3. Accompagnement logistique et coordination des prestataires
Chez Arxama, agence de communication événementielle, nous sommes intimement convaincus qu’une planification rigoureuse constitue le fondement d’un événement réussi !
L’accompagnement logistique et la coordination des prestataires ont été essentiels pour assurer le bon déroulement de cette soirée.
Véritables chefs d’orchestre, nous avons pris soin de considérer chaque détail logistique et de collaborer avec toutes les parties prenantes (équipe événementielle du Matmut Stadium, traiteur, photographe, vidéastes, stands, techniciens son et lumière) pour s’assurer que tout était prêt pour le jour J.
4. Captation et prises de vues de l'événement
Les équipes en charge ont su immortaliser les moments forts de la soirée, capturant des images authentiques et spontanées qui reflètent l’énergie et l’émotion de l’événement.
Les photographies et vidéos constituent une trace visuelle des moments clés, des prises de parole des intervenants, des interactions entre les participants, de la scénographie, de l’ambiance générale et de tous les éléments visuels qui ont fait de l’événement un moment unique.
La captation visuelle donne aujourd’hui à l’UIMM Lyon-France la possibilité de garder un souvenir impérissable de la soirée dans son intégralité, mais aussi de promouvoir ses actions ultérieurement. Les photographies et vidéos pourront être utilisées pour créer du contenu à partager sur ses plateformes en ligne, ses réseaux sociaux, son site web et tous ses autres supports de communication.
Ce contenu visuel permet de prolonger l’impact de l’événement, de générer de l’engagement et de susciter l’intérêt d’un public plus large, y compris les acteurs de l’industrie qui n’ont pas pu assister à l’événement ou qui ne sont pas encore membre de l’UIMM.
5. Accueil événementiel
N’oublions pas les équipes d’accueil et de vestiaire qui ont joué un rôle majeur dans l’atmosphère conviviale et festive qui régnait lors de cet événement annuel !
Elles ont accueilli chaleureusement les participants à leur arrivée, leur ont distribué badges et petits goodies afin que chacun se sente bienvenu et pris en charge.
Pour conclure ?
L’organisation d’un évènement annuel d’une ampleur égale à celui du 4 juillet dernier est à la fois une belle aventure et un challenge impressionnant, relevé avec brio par les équipes de l’UIMM Lyon-France et de notre agence de communication événementielle.
Cet événement annuel a représenté une occasion unique de célébrer l’industrie et de promouvoir les métiers qui la composent. Une date à ne pas manquer pour l’ensemble des acteurs de la scène industrielle lyonnaise !
À travers une préparation méticuleuse, une coordination logistique efficace et une captation soignée, notre petite tribu a contribué à la réussite de cette inoubliable soirée. L’UIMM Lyon-France a ainsi pu renforcer son dialogue avec la jeunesse en mettant en avant les valeurs communes entre le rugby et l’industrie : l’esprit d’équipe, la solidarité et le dépassement de soi !
Crédit photos : Jérôme Michaud
