De la conceptualisation à la réalisation : les coulisses de l’organisation d’un séminaire d’entreprise
L’organisation d’un séminaire d’entreprise réussi est un défi complexe qui nécessite une planification minutieuse, une créativité sans faille et une gestion impeccable. Dans cet article, nous vous invitons à plonger dans les coulisses de la préparation d’un séminaire d’entreprise pour notre client, Infraneo.
Vous découvrirez les différentes étapes du processus, de la phase de conceptualisation à la réalisation de l’événement, en mettant en lumière notre rôle central dans chaque étape cruciale.
Ce que vous trouverez dans cet article :
Étape 1 : Comprendre les objectifs et les besoins du client
Avant même de songer à la logistique, il est essentiel de comprendre les objectifs du client. Dans le cas d’Infraneo, nous avons consacré du temps à écouter attentivement les besoins spécifiques de l’entreprise pour l’organisation de son séminaire d’entreprise.
1 | Créer des synergies
Notre client avait pour ambition de réunir tous ses managers, tant au niveau national qu’européen et de leur permettre de rencontrer leurs homologues de l’entreprise nouvellement acquise par le groupe Infraneo. Cette interaction avait non seulement pour but de faciliter l’intégration, mais aussi de créer des synergies entre les équipes de toutes les agences.
2 | Présenter les bases de la stratégie d’exécution de leur plan de croissance
Le séminaire devait également servir de plateforme pour dévoiler la stratégie d’exécution du plan de croissance d’Infraneo. Cette présentation revêtait une grande importance, car elle définissait la feuille de route pour l’avenir de l’entreprise.
3 | Promouvoir la cohésion au sein du groupe avec des défis sportifs et des ateliers de travail en équipe
Pour renforcer la cohésion au sein du groupe, des défis sportifs et des ateliers de travail en équipe devaient être au programme du séminaire. Ces activités visaient à incarner les valeurs d’Infraneo, telles que la solidarité, la transparence et l’excellence.
4 | Rencontrer le nouveau fond d’investissement
Enfin, le séminaire devait offrir l’occasion aux managers d’Infraneo de rencontrer Seven2 le nouveau fond d’investissement qui accompagnera la société dans la mise en place de leur plan de croissance.
Comprendre les objectifs du séminaire nous a permis de donner une direction claire à notre planification, en nous assurant que chaque décision prise était alignée sur les attentes de notre client.
Étape 2 : Sélectionner le lieu approprié
Après avoir clairement défini les objectifs du séminaire d’entreprise d’Infraneo, la prochaine étape cruciale était de sélectionner le lieu qui servirait de toile de fond à ce séminaire d’entreprise. Après une recherche minutieuse et une analyse approfondie, nous avons choisi un domaine en région parisienne comme l’emplacement idéal pour accueillir le séminaire.
Pendant 2 jours, les managers d’Infraneo ont ainsi posé leur valise au Domaine de Maffliers, un choix guidé par des critères très précis, essentiels lorsque l’on organise un événement de ce genre.
Proximité et accessibilité
Le Domaine de Maffliers bénéficie d’un emplacement stratégique en région parisienne, ce qui le rend facilement accessible pour les participants nationaux et internationaux.
À 45 minutes de Paris et à 30 minutes de l’aéroport international de Roissy-Charles de Gaulle, sa proximité avec les grands axes en faisait une option logistique pratique pour nos participants venant de toute la France et de l’Europe.
Cadre naturel et inspirant
Le Domaine de Maffliers est niché au cœur d’un environnement naturel préservé, entouré de jardins et de paysages verdoyants. Ce cadre offrait une ambiance sereine et inspirante pour les sessions de travail, tout en permettant des activités en plein air pour renforcer la cohésion et le bien-être des participants.
Accueil et installations
L’une des priorités était aussi de trouver un lieu qui puisse accueillir notre trentaine de managers. Le Domaine de Maffliers disposait des installations nécessaires pour accueillir un grand nombre de participants, offrant ainsi un espace confortable pour les réunions plénières et les ateliers en petits groupes.
Ainsi, en optant pour ce lieu, nous avons pu non seulement satisfaire les besoins logistiques, mais également créer une atmosphère propice à la collaboration, à l’innovation et à la cohésion au sein de l’équipe d’Infraneo.
Étape 3 : Programmer le séminaire d’entreprise en collaboration avec le client
La collaboration était au cœur de notre approche, travaillant en étroite synergie avec l’équipe d’Infraneo pour concevoir un programme qui reflétait fidèlement leur vision et leurs valeurs.
Chaque aspect du programme a été soigneusement conçu pour garantir qu’il réponde aux objectifs de l’entreprise tout en offrant une expérience engageante et mémorable aux participants. Cette phase de co-création a été un pilier essentiel de la réussite globale du séminaire d’entreprise.
Pour formaliser le programme de l’événement, nous avons rédigé et mis en forme graphiquement un livret de séminaire. Ce livret s’est avéré un outil essentiel pour les participants. Il a fourni un guide complet du séminaire, regroupant des informations clés telles que l’agenda, les informations de contact et les recommandations vestimentaires.
Cette étape cruciale met en évidence la puissance de la collaboration et de la personnalisation dans la planification d’événements d’entreprise exceptionnels !
Étape 4 : Assurer la logistique et la gestion des prestataires
Notre rôle central était de travailler en étroite collaboration avec les prestataires et les fournisseurs, y compris l’hôtel et les équipes chargées des activités. Nous avons négocié des contrats avantageux et supervisé l’exécution de leurs services pour garantir une expérience de haute qualité pour les participants.
La coordination des repas était un élément essentiel pour rythmer le séminaire et maintenir l’énergie des participants. Nous avons veillé à ce que les repas et les pauses se déroulent sereinement, dans les délais impartis, et qu’ils tiennent compte des régimes alimentaires spécifiques et des préférences individuelles.
Étape 5 : Gérer les imprévus
La qualité du service d’accueil aux participants est cruciale pour créer une expérience positive lors d’un séminaire d’entreprise sur plusieurs jours. L’équipe d’Arxama était présente pour accueillir chaleureusement les participants d’Infraneo dès leur arrivée.
Cependant, même avec une planification minutieuse, des imprévus peuvent survenir !
C’est là que notre capacité à réagir rapidement entre en jeu. Nous avons été prêts à résoudre tout problème qui pourrait surgir, que ce soit des ajustements de dernière minute dans le programme ou la gestion des demandes spéciales des participants. Cette agilité a contribué à maintenir un environnement serein et positif pour l’ensemble du séminaire.
Comment organiser un séminaire d’entreprise ?
L’organisation d’un séminaire d’entreprise est un art complexe qui exige une expertise et une dévotion inébranlable. Chez Arxama, nous sommes fiers de notre capacité à transformer la vision de nos clients en réalité, en faisant de chaque séminaire une expérience exceptionnelle.
Si vous envisagez d’organiser un séminaire d’entreprise, n’hésitez pas à nous contacter. Nous sommes là pour vous guider à chaque étape du processus, en mettant notre expertise à votre service.
De la conceptualisation à la réalisation, continuons à innover et à repousser les limites pour offrir des événements d’entreprise mémorables !
